Geschäftsreise

13. Februar 2018 | Von: Julia Zielonka

Große Erwartungen an digitale Ausstattung von Unternehmen

Eine aktuelle Umfrage von KDS, einem weltweiten Anbieter von Online-Managementlösungen für das Buchen von Geschäftsreisen, unter 400 deutschen Geschäftsreisenden kommt zu dem Ergebnis, dass viele von ihnen Erwartungen haben, die nur mit digitalen Technologien erfüllt werden können. So würden z.B. 89 % die Gesamtkosten ihrer Reise gerne schon vor Reiseantritt kennen und knapp 95 % wären froh, wenn sie alle Reiseinformationen unterwegs parat hätten. In den Unternehmen überwiegen aber noch die traditionellen Buchungsmethoden. So ist es nicht verwunderlich, dass knapp die Hälfte der Geschäftsreisenden zwischen 20 und 40 Minuten für das Planen und Buchen einer Reise benötigt. Darunter leiden sowohl Produktivität als auch Motivation, da Mitarbeiter von ihren Privatreisen längst modernere Lösungen gewohnt sind.

Buchungsportale, Routenplaner, Soziale Netzwerke und Online-Shopping: 74,6 % der Geschäftsreisenden geben an, dass sie mit diesen Services vertraut sind und bezeichnen sich selbst als „fortgeschrittene Anwender“. Auch bei den älteren Teilnehmern (56-65 Jahre) liegt dieser Anteil bereits bei 72 %. Ein weiterer Hinweis auf die digitale Affinität ist die Bedeutung des Internetzugangs am Urlaubsort: 32,2 % würden einen Urlaubsort ohne Internet nicht akzeptieren und für 48,4 % ist Internet im Urlaub „sehr wichtig”. In ihrer Freizeit sind Geschäftsreisende aktive Nutzer von Reise-Apps. Bei mehr als der Hälfte der Befragten finden sich mindestens drei Reise-Apps auf dem Smartphone, bei jedem Zehnten sogar sechs oder mehr.

Traditionelle Buchungsmethoden überwiegen. Lediglich 28,7 % der Geschäftsreisenden nutzen ein vom Unternehmen bereitgestelltes Buchungstool. 24,9 % recherchieren und buchen alle Reiseelemente selbst auf ihren bevorzugten Webseiten. Beachtliche 23,2 % buchen immer noch offline über das Reisebüro ihres Unternehmens. Ebenso viele überlassen diese Aufgabe einem Assistenten oder Reiseveranstalter in ihrem Unternehmen.

Geschäftsreisende verbringen viel Zeit mit der Buchung. Traditionelle Buchungsmethoden erfordern viel Zeit: Knapp die Hälfte der Befragten benötigt zwischen 20 und 40 Minuten, um eine Reise zu planen und zu buchen. 55 % der Selbstbucher brauchen immerhin 20 bis 40 Minuten. Weniger als 20 Minuten benötigen in dieser Gruppe nur 32 %. Ganz anders ist die Situation bei den Nutzern eines Buchungstools. Fast 63 % aus dieser Gruppe benötigen weniger als 20 Minuten für das Planen und Buchen ihrer Geschäftsreise. Ein modernes Buchungstool erledigt diese Aufgabe in wenigen Minuten.

Welche Produktivitätssteigerungen die Digitalisierung entfalten könnte, zeigt sich vor allem auch beim erstaunlich hohen Zeitaufwand für die Buchung immer wiederkehrender Reisen. Hier würde man eigentlich einen deutlich geringeren Aufwand erwarten. Liegt der Anteil der wiederholten Reisen bei unter 30 %, benötigen 43,9 % der Befragten 20 bis 40 Minuten. Wiederholt sich jede zweite oder dritte Reise, sind es sogar 58 % der Befragten, und bei 50 bis 80 % Anteil immer noch 52,2 %. Offenbar wird der Rechercheaufwand für Hotel und Transport nicht geringer, je öfter eine Reise gemacht wird. Es könnte aber auch daran liegen, dass bei größerer Häufigkeit der Eindruck noch verstärkt wird, besonders viel Zeit zu brauchen.

Roxana Bressy, CEO von KDS: „Mit einer modernen Travel-Management-Lösung lassen sich alle Reisedaten speichern. Wird die Reise wiederholt, müssten diese Daten nur noch aufgerufen werden. Das geht in Sekunden. Die Daten können bei Bedarf auch einem anderen Mitarbeiter zur Verfügung gestellt werden. Gelten für ihn andere Vorgaben aus der Reiserichtlinie, nimmt das Programm sogar automatisch diese Anpassungen vor.“

Komplexe Organisation und viele Regularien. Geschäftsreisende empfinden einige Aufgaben als besonders herausfordernd: die Reiserichtlinie des eigenen Unternehmens zu finden (31,6 %), die Reisespesen abzurechnen (31,2 %), ein Hotel in der Nähe des Treffpunkts zu finden, das auch der Reiserichtlinie entspricht (30 %), und die beste Route zu planen (knapp 28 %). Wer eine Geschäftsreise organisiert, muss verschiedene Regeln und Einschränkungen beachten und die Reise optimieren. Er muss Informationen recherchieren, Routen ausarbeiten und das richtige Hotel wählen. Außerdem gilt es sicherzustellen, dass die Kosten durch die Reiserichtlinie gedeckt sind. Deshalb würden 89 % der Geschäftsreisenden gerne schon vor Reiseantritt die Gesamtkosten ihrer Reise kennen. Mit den digitalen Möglichkeiten von heute sollte das kein besonderes Problem sein. Sie werden von den Unternehmen offenbar noch zu selten genutzt.

Geschäftsreisende erwarten Services in allen Phasen einer Reise. Erstaunlich viele Teilnehmer, die ihre Reise buchen lassen, wünschen sich Verbesserungen, die nur technisch gelöst werden können: Nahezu 95 % aller Befragten hätten gerne alle Reiseinformationen unterwegs parat. Nahezu 97 % würden gerne Hinweise bei Verspätungen erhalten. Ganz oben auf der Wunschliste stehen außerdem die Berücksichtigung ihrer Vorlieben anhand ihres früheren Buchungsverhaltens und die Möglichkeit, ihre Reise an einem beliebigen Ort und zu einem beliebigen Zeitpunkt ändern zu können. Auch das Scannen ihrer Ausgabenquittungen unterwegs mit ihrem Smartphone würde die meisten Reisenden entlasten. 84 % der Geschäftsreisenden halten die personalisierten und automatisierten Services der digitalen Welt wie semantische Suche, gespeicherte Befehle auf E-Commerce-Seiten, Speicherung von Adressen zur Berechnung von Reiserouten für praktisch und zeitsparend. Die ablehnende Haltung, die noch vor ein paar Jahren der Nutzung personenbezogener Daten entgegengebracht wurde, scheint nicht mehr relevant zu sein, denn nur noch 6 % der Befragten betrachten personalisierte Services als aufdringlich.

Ungeliebte Reiserichtlinie. Wie alle Regeln, die mit Zwängen verbunden sind, ist die Reiserichtlinie keine Lektüre, die Begeisterung auslöst – ganz zu schweigen von dem knappen Drittel der Teilnehmer, die überhaupt nicht wissen, welche Richtlinie ihr Unternehmen hat. Nur 37,9 % geben an, alle Regeln zu kennen. Immerhin ist sich die weit überwiegende Mehrheit (81,5 %) bewusst, dass die Nichteinhaltung der Regeln, wie das Buchen außerhalb der vorgegebenen Kanäle, zu Sicherheitsproblemen führen kann, weil das eigene Unternehmen dann nicht weiß, wo man sich gerade aufhält.

Zufriedenheit der Reisenden. Insgesamt sind die Reisenden ziemlich zufrieden mit den Tools und Services, die ihnen für die Organisation einer Geschäftsreise zur Verfügung gestellt werden. Sieht man sich genauer an, welcher Zusammenhang zwischen der bevorzugten Buchungsmethode und der Zufriedenheit besteht, dann fällt auf, dass diejenigen, die jedes Reiseelement selbst recherchieren und buchen, am wenigsten zufrieden sind (27 %). Bei den Nutzern von Buchungstools ist dagegen keiner unzufrieden. 

„Die Disruption im Geschäftsreisemarkt ist allgegenwärtig. Die Unternehmen müssen ihre Lösungen und Prozesse überdenken, um den Anforderungen ihrer reisenden Mitarbeiter gerecht zu werden. Denn die erwarten von den digitalen Lösungen für Geschäftsreisen die Einfachheit und Leistungsfähigkeit, die sie von ihren Privatreisen längst gewohnt sind. KDS unterstützt die jetzt anstehenden Veränderungen in den Unternehmen mit einer Cloud-basierten, benutzerfreundlichen End-to-End-Lösung für das schnelle und einfache Buchen von Geschäftsreisen. Dass unsere Lösung nachweislich die Produktivität und Flexibilität der Mitarbeiter steigert und die Reisekosten signifikant senkt, erleichtert die Entscheidung für Veränderungen“, so Roxana Bressy. Quelle: KDS / DMM

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